Bij Hedronenora vinden wij het belangrijk dat zorgvuldig en transparant wordt omgegaan met persoonsgegevens. Wanneer u onze webshop bezoekt, meubels of woonartikelen bestelt of contact met ons opneemt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn voor de betreffende activiteiten.
In dit GDPR-beleid leggen wij uit welke rechten u heeft op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), welke beginselen gelden voor de verwerking van persoonsgegevens en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.
Dit beleid heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens in verband met hedronenora.com, voor zover de AVG daarop van toepassing is. Het vormt een aanvulling op ons Privacybeleid en onze Cookieverklaring en vervangt deze documenten niet.
1. Toepasselijkheid van de AVG
Onze webshop richt zich op consumenten in Nederland en biedt meubels en woonartikelen aan voor levering binnen Nederland.
De AVG kan van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens die verband houdt met het aanbieden van goederen aan personen binnen de Europese Unie, ook wanneer het contactadres van een webshop buiten de Europese Economische Ruimte (EER) ligt.
Dit volgt onder meer uit artikel 3 van de AVG. De precieze toepasselijkheid wordt bepaald door de aard van de verwerkingsactiviteiten en de omstandigheden waarin deze plaatsvinden.
Voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met bestellingen, betalingen, leveringen en klantenservice gelden de toepasselijke wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming.
2. Verantwoordelijkheid voor persoonsgegevens
Een verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen van een verwerking van persoonsgegevens bepaalt.
Voor verwerkingen die onder onze verantwoordelijkheid plaatsvinden, moeten wij voldoen aan de toepasselijke verplichtingen uit de AVG, waaronder transparantie, rechtmatigheid en de bescherming van persoonsgegevens.
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens via onze webshop kunt u contact opnemen via onderstaande gegevens:
Webshopnaam: Hedronenora
Website: hedronenora.com
E-mailadres: team@hedronenora.com
Telefoonnummer: +81 99-472-6831
Contactadres:
Anraku 178-140, Townhouse Iwakiri, Gebouw B
Shibushi-cho, Shibushi-shi
Prefectuur Kagoshima, 899-7104
Japan
De vermelde webshopnaam is niet noodzakelijk gelijk aan de juridische naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De identiteit en eventuele aanvullende contactgegevens van de verantwoordelijke partij moeten overeenkomstig de AVG beschikbaar worden gesteld.
Wanneer op grond van artikel 27 van de AVG een vertegenwoordiger binnen de Europese Unie moet worden aangewezen, gelden de bijbehorende wettelijke verplichtingen. Hetzelfde geldt voor de aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming wanneer artikel 37 van de AVG dat vereist.
3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?
De persoonsgegevens die bij een aankoop of contactverzoek worden verwerkt, hangen af van de betreffende handeling en de informatie die daarvoor noodzakelijk is.
Contact- en identificatiegegevens
Wanneer u een bestelling plaatst of contact met ons opneemt, kan het nodig zijn om uw naam, e-mailadres en telefoonnummer te verwerken.
Bestel- en transactiegegevens
Voor de behandeling van een bestelling kunnen gegevens worden verwerkt zoals het bestelnummer, de bestelde artikelen, het orderbedrag, de betaalstatus en noodzakelijke transactiereferenties.
Leveringsgegevens
Voor het bezorgen van meubels en woonartikelen zijn gegevens nodig zoals de naam van de ontvanger, het afleveradres en relevante contactgegevens voor de levering.
Klantenservice en aftersales
Wanneer u vragen stelt over een bestelling, annulering, retourzending of terugbetaling, kunnen wij de gegevens verwerken die nodig zijn om uw verzoek te beoordelen en af te handelen.
Technische gegevens
Bij het gebruik van een website kunnen technische gegevens betrokken zijn, zoals browserinformatie, sessiegegevens en online identificatoren. De daadwerkelijke verwerking hangt af van de gebruikte websitefuncties en technische instellingen.
Wij vragen u om geen onnodige gevoelige persoonsgegevens, volledige betaalkaartnummers, beveiligingscodes of wachtwoorden via gewone e-mail te versturen.
4. Doeleinden van de verwerking
Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verwerkt voor duidelijk omschreven, gerechtvaardigde doeleinden.
In verband met onze online verkoopactiviteiten kunnen persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor:
- Het ontvangen, controleren en verwerken van bestellingen.
- Het afhandelen van betalingen en bijbehorende transacties.
- Het organiseren van de levering van bestelde artikelen.
- Het beantwoorden van vragen over bestellingen en producten.
- Het behandelen van annuleringsverzoeken.
- Het verwerken van retourzendingen, terugbetalingen en klachten.
- Het nakomen van wettelijke administratieve en consumentenrechtelijke verplichtingen.
- Het beschermen van noodzakelijke websitefuncties en het voorkomen van misbruik, voor zover dit rechtmatig gebeurt.
Voor eventuele aanvullende activiteiten, zoals marketing of websiteanalyse, moeten afzonderlijk de toepasselijke doeleinden, rechtsgrondslagen en informatieverplichtingen worden vastgesteld.
Persoonsgegevens mogen niet zonder geldige rechtsgrond worden gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het oorspronkelijke verzameldoel.
5. Rechtsgrondslagen voor gegevensverwerking
Volgens artikel 6 van de AVG moet iedere verwerking van persoonsgegevens gebaseerd zijn op een geldige rechtsgrondslag.
Uitvoering van een overeenkomst
Artikel 6, lid 1, onder b, AVG kan van toepassing zijn wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van uw bestelling, het regelen van de levering of het behandelen van contractuele verzoeken.
Wettelijke verplichtingen
Artikel 6, lid 1, onder c, AVG kan van toepassing zijn wanneer persoonsgegevens moeten worden verwerkt of bewaard om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Gerechtvaardigde belangen
Artikel 6, lid 1, onder f, AVG kan in bepaalde situaties van toepassing zijn, bijvoorbeeld voor noodzakelijke beveiligingsmaatregelen of het voorkomen van misbruik. Hiervoor moeten de belangen en rechten van betrokkenen zorgvuldig worden afgewogen.
Toestemming
Artikel 6, lid 1, onder a, AVG kan van toepassing zijn wanneer u vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming geeft voor een bepaalde verwerking.
Wanneer toestemming de rechtsgrondslag is, kunt u deze op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór dat moment.
Niet iedere verwerking is gebaseerd op toestemming. De toepasselijke rechtsgrondslag hangt af van het concrete doel en de omstandigheden van de verwerking.
6. Onze uitgangspunten voor gegevensbescherming
Bij de verwerking van persoonsgegevens gelden de beginselen uit artikel 5 van de AVG.
- Rechtmatigheid en transparantie: persoonsgegevens moeten op een rechtmatige, behoorlijke en begrijpelijke manier worden verwerkt.
- Doelbinding: gegevens worden verzameld voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden.
- Dataminimalisatie: de verwerking wordt beperkt tot gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
- Juistheid: persoonsgegevens moeten waar nodig correct en actueel worden gehouden.
- Opslagbeperking: gegevens mogen niet langer identificeerbaar worden bewaard dan noodzakelijk is.
- Integriteit en vertrouwelijkheid: persoonsgegevens moeten passend worden beschermd tegen onbevoegde toegang, verlies en ongeoorloofde verwerking.
- Verantwoordingsplicht: naleving van de toepasselijke gegevensbeschermingsregels moet kunnen worden aangetoond.
Deze beginselen gelden gedurende de volledige levenscyclus van persoonsgegevens, vanaf het verzamelen tot het verwijderen of anonimiseren ervan.
7. Uw rechten onder de AVG
Wanneer wij persoonsgegevens over u verwerken, kunt u onder de toepasselijke wettelijke voorwaarden verschillende rechten uitoefenen.
Recht op inzage
U kunt vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken en, indien dat het geval is, inzage vragen in die gegevens en de informatie die volgens artikel 15 van de AVG moet worden verstrekt.
Recht op rectificatie
U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.
Recht op gegevenswissing
U kunt onder de voorwaarden van artikel 17 van de AVG verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens. Dit recht is niet absoluut. Bepaalde gegevens kunnen bijvoorbeeld noodzakelijk blijven voor wettelijke verplichtingen of de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde situaties kunt u verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer aan de voorwaarden van artikel 20 van de AVG is voldaan, kunt u bepaalde persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Waar technisch mogelijk en wettelijk van toepassing, kunt u ook verzoeken om rechtstreekse overdracht aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar
U kunt onder de toepasselijke voorwaarden bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang of op de vervulling van een taak van algemeen belang.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor directmarketingdoeleinden, kunt u daartegen op ieder moment bezwaar maken. Na een dergelijk bezwaar mogen de betreffende persoonsgegevens niet langer voor direct marketing worden verwerkt.
Recht om toestemming in te trekken
Wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming
Artikel 22 van de AVG biedt onder bepaalde voorwaarden bescherming tegen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Wanneer dergelijke verwerkingen plaatsvinden, gelden de bijbehorende informatieverplichtingen en wettelijke waarborgen.
8. Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen?
Wilt u gebruikmaken van een van uw rechten onder de AVG? Stuur dan een e-mail naar:
team@hedronenora.com
Vermeld bij voorkeur welk recht u wilt uitoefenen en welke gegevens of verwerking uw verzoek betreft.
Wanneer uw verzoek betrekking heeft op een bestelling, kan het vermelden van uw bestelnummer helpen om de juiste gegevens terug te vinden.
Als wij redelijke twijfel hebben over de identiteit van de verzoeker, kunnen wij aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om de identiteit te bevestigen. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan voor deze controle nodig is.
Termijn voor beantwoording
Volgens artikel 12 van de AVG moet een verzoek zonder onnodige vertraging en in beginsel uiterlijk binnen één maand na ontvangst worden beantwoord.
Wanneer dit noodzakelijk is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval moet u binnen de eerste maand worden geïnformeerd over de verlenging en de redenen daarvoor.
Het indienen en behandelen van een verzoek is in beginsel kosteloos. Voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen de wettelijke uitzonderingen van artikel 12, lid 5, AVG gelden.
Wanneer wij geen gevolg geven aan een verzoek, moeten wij u binnen de toepasselijke termijn informeren over de redenen en de mogelijkheden om een klacht in te dienen of een rechterlijke voorziening te vragen.
9. Bewaartermijnen van persoonsgegevens
Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een toepasselijke wettelijke verplichting of een andere geldige grondslag een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
De noodzakelijke bewaartermijn kan verschillen per gegevenscategorie.
Bij het bepalen van de bewaartermijn zijn onder meer de volgende omstandigheden relevant:
- De noodzaak om een bestelling uit te voeren.
- De afhandeling van leveringen, annuleringen en retourzendingen.
- De behandeling van klachten en wettelijke consumentenrechten.
- Toepasselijke administratieve en fiscale bewaarplichten.
- De noodzaak om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.
Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn en geen wettelijke reden voor verdere bewaring bestaat, moeten zij volgens de toepasselijke regels worden verwijderd of geanonimiseerd.
Een verzoek tot verwijdering leidt daarom niet in alle gevallen tot onmiddellijke verwijdering van alle gegevens, bijvoorbeeld wanneer bepaalde transactiegegevens wettelijk moeten worden bewaard.
10. Delen van persoonsgegevens met derden
Voor het uitvoeren van een online bestelling kan het noodzakelijk zijn dat bepaalde persoonsgegevens worden verstrekt aan partijen die een rol spelen bij de betreffende dienstverlening.
Dit kan, afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte diensten, betrekking hebben op:
- Technische dienstverleners die noodzakelijke webshopfuncties ondersteunen.
- Betalingsdienstverleners die betrokken zijn bij de verwerking van transacties.
- Logistieke dienstverleners die bestellingen bezorgen.
- Dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de afhandeling van klantvragen of retourverzoeken.
De gegevens die worden gedeeld, moeten beperkt blijven tot wat voor het betreffende doel noodzakelijk en rechtmatig is.
De juridische rol van een externe partij hangt af van de werkelijke verwerkingsrelatie. Een partij kan optreden als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer een externe partij namens ons als verwerker optreedt, gelden de vereisten van artikel 28 van de AVG, waaronder de verplichting om passende contractuele afspraken vast te leggen.
Persoonsgegevens mogen niet zonder geldige rechtsgrond voor onverenigbare doeleinden aan derden worden verstrekt.
11. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Onze webshop richt zich op Nederlandse consumenten, terwijl ons contactadres zich in Japan bevindt.
Een contactadres buiten de EER betekent op zichzelf niet dat alle persoonsgegevens naar dat land worden doorgestuurd of daar worden opgeslagen.
Of sprake is van internationale doorgifte hangt af van de werkelijke gegevensstromen, de betrokken ontvangers, de locaties waar gegevens toegankelijk zijn en de juridische verhouding tussen de partijen.
Wanneer persoonsgegevens onder de AVG vallen en worden doorgegeven aan een ontvanger buiten de EER, moeten de toepasselijke regels van hoofdstuk V van de AVG worden nageleefd.
Een doorgifte kan onder de wettelijke voorwaarden plaatsvinden op basis van:
- Een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
- Passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, wanneer aan de voorwaarden daarvoor is voldaan.
- Een specifieke wettelijke uitzondering, uitsluitend wanneer deze daadwerkelijk van toepassing is.
Voor Japan bestaat een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor persoonsgegevens die binnen de reikwijdte van dat besluit vallen. De toepasselijkheid moet worden beoordeeld aan de hand van de concrete ontvanger en verwerking.
Een adequaatheidsbesluit voor één land vormt geen algemene rechtvaardiging voor doorgiften naar andere landen of voor verwerkingen die buiten de reikwijdte ervan vallen.
Waar internationale doorgifte plaatsvindt, moeten betrokkenen overeenkomstig de AVG worden geïnformeerd over de toepasselijke doorgiftegrondslag en de mogelijkheid om informatie over relevante waarborgen te verkrijgen.
12. Beveiliging van persoonsgegevens
Artikel 32 van de AVG vereist dat persoonsgegevens worden beschermd met technische en organisatorische maatregelen die passend zijn bij de risico's van de verwerking.
Bij het bepalen van passende maatregelen moet onder meer rekening worden gehouden met de aard van de gegevens, het doel van de verwerking, de mogelijke gevolgen van ongeoorloofde toegang en de stand van de techniek.
De bescherming van persoonsgegevens kan betrekking hebben op:
- Het beperken van onbevoegde toegang tot persoonsgegevens.
- Het beschermen van de vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens.
- Het voorkomen en beperken van onrechtmatige verwerking.
- Het beoordelen van beveiligingsrisico's die verband houden met de betreffende verwerking.
- Het waarborgen van passende bescherming bij het inschakelen van externe dienstverleners.
Geen enkele technische omgeving kan een absoluut risico op beveiligingsincidenten uitsluiten. De AVG verlangt daarom maatregelen die aansluiten bij de concrete risico's en die waar nodig worden aangepast.
13. Omgaan met datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
Wanneer zich een datalek voordoet, moet worden beoordeeld welke persoonsgegevens zijn betrokken en welke risico's het incident kan opleveren voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
Volgens artikel 33 van de AVG moet een meldingsplichtig datalek in beginsel zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat de verwerkingsverantwoordelijke ervan kennis heeft genomen aan de bevoegde toezichthouder worden gemeld.
Wanneer een melding niet binnen 72 uur plaatsvindt, moet de vertraging overeenkomstig de wet worden toegelicht.
Als een datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, moeten zij onder de voorwaarden van artikel 34 van de AVG zonder onredelijke vertraging worden geïnformeerd.
Niet ieder beveiligingsincident leidt automatisch tot een meldingsplicht aan de toezichthouder of tot een individuele kennisgeving aan alle consumenten.
14. Cookies en vergelijkbare technologieën
Cookies en vergelijkbare technologieën kunnen worden gebruikt om bepaalde websitefuncties te ondersteunen. Wanneer daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, kunnen de regels van de AVG van toepassing zijn.
Daarnaast bepaalt artikel 11.7a van de Nederlandse Telecommunicatiewet wanneer toestemming nodig is voor het opslaan of uitlezen van informatie op een apparaat.
Voor niet-noodzakelijke cookies waarvoor toestemming wettelijk vereist is, moet vooraf geldige toestemming worden verkregen.
Wanneer persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.
De toestemming voor het plaatsen of uitlezen van cookies en de rechtsgrondslag voor een eventuele verdere verwerking van persoonsgegevens moeten afzonderlijk worden beoordeeld.
Meer informatie over cookies, de verschillende categorieën en uw rechten vindt u in onze Cookieverklaring.
15. Klachten en toezichthoudende autoriteit
Heeft u vragen of zorgen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via team@hedronenora.com.
Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.
In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
16. Wijzigingen in dit GDPR-beleid
Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer de toepasselijke wetgeving, onze verwerkingsactiviteiten of de wijze waarop persoonsgegevens worden behandeld verandert.
Wijzigingen kunnen bijvoorbeeld nodig zijn wanneer nieuwe gegevensverwerkingen plaatsvinden, wettelijke informatieverplichtingen veranderen of de samenwerking met externe dienstverleners wordt aangepast.
Wanneer een wijziging volgens de AVG aanvullende informatieverstrekking of nieuwe toestemming vereist, moeten de betreffende wettelijke voorwaarden worden nageleefd.
Het blijven bezoeken van onze website betekent niet automatisch dat u toestemming geeft voor nieuwe verwerkingen waarvoor afzonderlijke toestemming noodzakelijk is.
17. Contactgegevens
Voor vragen over dit GDPR-beleid, de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via onderstaande gegevens.
Webshopnaam: Hedronenora
Website: hedronenora.com
E-mailadres: team@hedronenora.com
Telefoonnummer: +81 99-472-6831
Contactadres:
Anraku 178-140, Townhouse Iwakiri, Gebouw B
Shibushi-cho, Shibushi-shi
Prefectuur Kagoshima, 899-7104
Japan
Openingstijden klantenservice:
Maandag tot en met vrijdag, 09:00–18:00 uur (Nederlandse tijd).
Verzendgebied: Heel Nederland.
U kunt uw privacyverzoek bij voorkeur per e-mail indienen. Vermeld duidelijk waarover uw verzoek gaat, zodat de betreffende gegevensverwerking kan worden geïdentificeerd.
Dit GDPR-beleid moet worden gelezen in samenhang met ons Privacybeleid en onze Cookieverklaring. De rechten en verplichtingen die rechtstreeks voortvloeien uit de AVG en andere toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving blijven onverminderd van kracht.