Bij Hedronenora hechten wij waarde aan een zorgvuldige en transparante omgang met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens nodig zijn voor het aanbieden van onze webshop, het verwerken van bestellingen en het verlenen van klantenservice. Ook beschrijven wij de toepasselijke privacyregels en uw rechten.
Dit beleid heeft betrekking op het gebruik van hedronenora.com, een online winkel voor meubels en woonartikelen die zich richt op consumenten in Nederland.
Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij rekening met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG en de toepasselijke bepalingen van de Nederlandse Telecommunicatiewet.
1. Toepassingsgebied
Dit privacybeleid heeft betrekking op persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met:
- Het bezoeken van onze webshop en het bekijken van artikelen.
- Het plaatsen, betalen en verwerken van bestellingen.
- Het bezorgen van meubels en woonartikelen binnen Nederland.
- Het beantwoorden van vragen en het verlenen van klantenservice.
- Het behandelen van annuleringen, retourzendingen, klachten en terugbetalingen.
- Het beschermen van de webshop en het voorkomen van misbruik.
Voor zover wij de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn wij verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Andere partijen kunnen, afhankelijk van hun werkelijke rol, optreden als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
2. Persoonsgegevens bij bestellingen en klantenservice
Voor het uitvoeren van een bestelling en het beantwoorden van uw vragen kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- Identificatie- en contactgegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bezorgadres en factuuradres.
- Bestelgegevens: bestelnummer, bestelde artikelen, prijzen, bestelstatus en relevante leveringsinformatie.
- Betalings- en transactiegegevens: betaalstatus, transactiegegevens en informatie die nodig is voor betalingscontrole en terugbetalingen.
- Klantenservicegegevens: uw berichten, vragen, klachten, retourverzoeken en bijbehorende correspondentie.
- Gegevens over artikelproblemen: beschrijvingen en eventueel door u verstrekte foto's van beschadigingen, ontbrekende onderdelen of andere gebreken.
Wij vragen u uitsluitend persoonsgegevens te verstrekken die relevant zijn voor uw bestelling of verzoek. Wanneer noodzakelijke bestel- of bezorggegevens ontbreken, kan het onmogelijk zijn om de betreffende bestelling correct uit te voeren.
Betalingen worden ondersteund door de betalingsfunctionaliteiten en betaalmethoden die bij het afrekenen beschikbaar zijn. Welke betaalgegevens rechtstreeks door een betalingsdienstverlener worden verwerkt, hangt af van de gekozen betaalmethode.
3. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
Wij ontvangen persoonsgegevens wanneer u deze zelf verstrekt, bijvoorbeeld tijdens het afrekenen, bij het invoeren van bezorggegevens of wanneer u contact met ons opneemt.
Daarnaast kunnen voor het functioneren van een online winkel technische gegevens worden verwerkt, zoals verbindingsinformatie, IP-adressen, apparaat- en browsergegevens en beveiligingsgerelateerde informatie.
Onze webshop maakt gebruik van het Shopify-platform. De verwerking van technische gegevens en de inzet van cookies hangen mede af van de daadwerkelijk ingeschakelde platformfuncties en instellingen.
4. Cookies en vergelijkbare technologieën
Cookies zijn kleine gegevensbestanden die op uw apparaat kunnen worden opgeslagen of uitgelezen wanneer u een website bezoekt. Vergelijkbare technologieën kunnen eveneens worden gebruikt om technische functies mogelijk te maken.
Bij webwinkels worden verschillende soorten cookies onderscheiden:
- Strikt noodzakelijke cookies: ondersteunen functies zoals winkelwagens, afrekenprocessen, sessiebeheer en beveiliging.
- Functionele cookies: kunnen voorkeuren onthouden, zoals taalinstellingen of weergavekeuzes.
- Analytische cookies: kunnen inzicht geven in het gebruik en de prestaties van een website.
- Marketingcookies: kunnen worden gebruikt voor advertentiemeting of gepersonaliseerde reclame.
Niet iedere cookiecategorie hoeft op onze webshop daadwerkelijk actief te zijn. De toepasselijke toestemmingsvereisten hangen af van het doel, de werking en de privacygevolgen van de betreffende technologie.
Voor cookies waarvoor volgens de Nederlandse Telecommunicatiewet voorafgaande toestemming vereist is, moet deze toestemming worden verkregen voordat de betreffende informatie op uw apparaat wordt opgeslagen of uitgelezen.
Strikt noodzakelijke cookies en bepaalde analytische toepassingen met geen of slechts geringe gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer kunnen onder de toepasselijke wettelijke uitzonderingen vallen.
5. Toestemming en cookievoorkeuren
Wanneer voor cookies of vergelijkbare technologieën toestemming vereist is, moet deze toestemming vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig worden gegeven.
Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
- Het uitsluitend verder bezoeken van de website geldt niet als geldige toestemming.
- Vooraf aangevinkte toestemmingsopties vormen geen geldige toestemming.
- Niet-noodzakelijke cookies waarvoor toestemming vereist is, mogen niet vóór het verkrijgen daarvan worden geplaatst of uitgelezen.
- U moet toestemming kunnen weigeren zonder dat dit op zichzelf uw wettelijke consumentenrechten aantast.
- U moet eerder gegeven toestemming kunnen intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Via de instellingen van uw browser kunt u cookies verwijderen of blokkeren. Browserinstellingen zijn echter niet altijd gelijk aan de toestemmingskeuzes die voor afzonderlijke verwerkingsdoeleinden op een website worden aangeboden.
Voor vragen over cookies, toestemming en de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via team@hedronenora.com.
6. Doeleinden en rechtsgrondslagen
De AVG vereist dat iedere verwerking van persoonsgegevens een passende rechtsgrondslag heeft. Voor onze activiteiten zijn de volgende doeleinden en grondslagen relevant:
Bestellingen en levering
Wij verwerken de noodzakelijke contact-, bestel- en bezorggegevens om uw aankoopovereenkomst uit te voeren. De rechtsgrondslag is artikel 6, lid 1, onder b, AVG.
Betalingen en terugbetalingen
Gegevens die nodig zijn om betalingen en terugbetalingen uit te voeren, worden verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst. Voor bepaalde financiële administratieve verplichtingen kan artikel 6, lid 1, onder c, AVG van toepassing zijn.
Klantenservice en wettelijke consumentenrechten
Wij verwerken relevante gegevens om vragen te beantwoorden en verzoeken over annuleringen, retourzendingen, gebreken en terugbetalingen te behandelen. Afhankelijk van de aard van het verzoek kan de verwerking noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst of voor het nakomen van wettelijke verplichtingen.
Wettelijke administratie
Wanneer wij gegevens moeten bewaren om te voldoen aan toepasselijke fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke verplichtingen, baseren wij deze verwerking op artikel 6, lid 1, onder c, AVG.
Beveiliging en voorkoming van misbruik
Voor zover noodzakelijk kunnen technische gegevens worden verwerkt om de veiligheid van de webshop te beschermen en misbruik te voorkomen. Een dergelijke verwerking kan gebaseerd zijn op gerechtvaardigde belangen overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder f, AVG, mits aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan.
Verwerkingen op basis van toestemming
Wanneer een verwerking afhankelijk is van uw toestemming, zoals bij bepaalde niet-noodzakelijke trackingtechnologieën, is artikel 6, lid 1, onder a, AVG van toepassing. Toestemming voor het opslaan of uitlezen van informatie op uw apparaat moet daarnaast voldoen aan de toepasselijke regels van de Telecommunicatiewet.
7. Verstrekking aan andere partijen
Voor de uitvoering van een online aankoop kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan partijen die betrokken zijn bij de technische ondersteuning, betalingsverwerking, bezorging of afhandeling van de bestelling.
Andere categorieën ontvangers die bij een webwinkel relevant kunnen zijn, omvatten:
- Betalingsdienstverleners die transacties verwerken.
- Vervoerders en logistieke dienstverleners die bestellingen bezorgen of retourzendingen verzorgen.
- Technische dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de webshop.
- Bevoegde overheidsinstanties wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.
De daadwerkelijke verstrekking moet steeds berusten op een passende rechtsgrondslag en beperkt blijven tot de gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn.
Afhankelijk van hun werkzaamheden kunnen ontvangers optreden als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Hun verantwoordelijkheden worden bepaald door hun werkelijke rol bij de verwerking.
8. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een toepasselijke wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.
Bij het bepalen van de bewaartermijn zijn onder meer de volgende factoren relevant:
- De duur en uitvoering van de aankoopovereenkomst.
- De afhandeling van levering, retourzendingen en terugbetalingen.
- Toepasselijke fiscale en administratieve bewaarplichten.
- De noodzaak om klachten en juridische aanspraken te behandelen.
- De aard en het doel van technische gegevens.
- De geldigheid van eventuele toestemming voor specifieke verwerkingen.
Voor gegevens die onder de Nederlandse fiscale administratieplicht vallen, kan een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar gelden. Voor andere gegevens kunnen afwijkende wettelijke termijnen of op het verwerkingsdoel gebaseerde bewaartermijnen van toepassing zijn.
Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn en geen wettelijke verplichting verdere bewaring vereist, dienen zij te worden verwijderd of op passende wijze geanonimiseerd.
9. Beveiliging van persoonsgegevens
Persoonsgegevens moeten worden beschermd met technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens, de verwerkingsactiviteiten en de daarmee verbonden risico's.
Daarbij zijn onder meer passende toegangsbeperkingen, zorgvuldig beheer van gegevens, beveiliging van relevante systemen en het beperken van onnodige gegevensverwerking van belang.
Geen enkele digitale omgeving kan volledige bescherming tegen alle beveiligingsrisico's garanderen. Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, gelden de meldings- en informatieverplichtingen van de AVG voor zover deze op de betreffende situatie van toepassing zijn.
10. Uw rechten onder de AVG
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u onder de voorwaarden van de AVG de volgende rechten uitoefenen:
- Recht op inzage: u kunt vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken en, wanneer van toepassing, inzage en een kopie van die gegevens ontvangen.
- Recht op rectificatie: u kunt verzoeken onjuiste gegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.
- Recht op gegevenswissing: u kunt in de wettelijk bepaalde gevallen verzoeken persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op beperking: u kunt onder bepaalde omstandigheden verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u relevante gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
- Recht van bezwaar: u kunt onder de toepasselijke voorwaarden bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of een taak van algemeen belang.
- Bezwaar tegen direct marketing: wanneer persoonsgegevens voor direct marketing worden verwerkt, kunt u daartegen op ieder moment bezwaar maken.
- Intrekking van toestemming: u kunt eerder gegeven toestemming intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.
Het recht op verwijdering is niet absoluut. Sommige gegevens moeten bijvoorbeeld worden bewaard om aan wettelijke administratieverplichtingen te voldoen of om rechtsvorderingen te kunnen onderbouwen.
Daarnaast biedt artikel 22 AVG onder bepaalde voorwaarden bescherming tegen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.
11. Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen?
Wilt u uw persoonsgegevens inzien, corrigeren, verwijderen of een ander privacyrecht uitoefenen? Stuur dan uw verzoek naar:
E-mail: team@hedronenora.com
Beschrijf zo duidelijk mogelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.
Wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs.
Volgens de AVG moet in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek worden gereageerd. Wanneer dit noodzakelijk is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt dan binnen de eerste maand geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvan.
De behandeling van privacyverzoeken is in beginsel kosteloos. Alleen in de wettelijk toegestane uitzonderingsgevallen kan een redelijke vergoeding worden gevraagd of kan worden geweigerd gevolg te geven aan een verzoek.
Wanneer wij geen gevolg geven aan uw verzoek, informeren wij u overeenkomstig de AVG over de redenen en uw mogelijkheden om een klacht in te dienen of een rechtsmiddel in te stellen.
12. Internationale verwerking van persoonsgegevens
Onze contactgegevens vermelden een adres in Japan, terwijl onze webshop zich richt op consumenten in Nederland.
De locatie van een contactadres is niet noodzakelijk gelijk aan de locatie waar persoonsgegevens worden opgeslagen, geraadpleegd of anderszins verwerkt.
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en hoofdstuk V van de AVG van toepassing is, moet die doorgifte voldoen aan de daarvoor geldende wettelijke voorwaarden.
Een doorgifte kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of, wanneer een dergelijk besluit niet van toepassing is, op basis van passende waarborgen zoals bedoeld in artikel 46 AVG.
Voor Japan bestaat een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie met een specifiek toepassingsgebied. Of dit besluit voor een concrete doorgifte kan worden gebruikt, hangt af van de betrokken ontvanger en de omstandigheden van de verwerking.
U kunt via team@hedronenora.com informatie vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens en, wanneer een internationale doorgifte plaatsvindt, over de daarvoor geldende bescherming.
13. Privacy van minderjarigen
Onze webshop richt zich op consumenten die meubels en woonartikelen willen kopen. De bescherming van persoonsgegevens van minderjarigen vereist bijzondere zorgvuldigheid.
Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming in verband met rechtstreeks aan een kind aangeboden diensten van de informatiemaatschappij, gelden de toepasselijke voorwaarden van artikel 8 AVG en de Nederlandse uitvoeringswetgeving.
Voor Nederland geldt in dit verband in beginsel een leeftijdsgrens van 16 jaar. Wanneer toestemming van een wettelijk vertegenwoordiger noodzakelijk is, moet aan de daarvoor geldende voorwaarden worden voldaan.
14. Klachten en toezichthouder
Heeft u vragen of zorgen over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via team@hedronenora.com.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit, waaronder de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer relevante wetgeving, onze dienstverlening of de verwerking van persoonsgegevens verandert.
Wanneer een wijziging volgens de toepasselijke wetgeving aanvullende informatieverstrekking of nieuwe toestemming vereist, moet daaraan worden voldaan voordat de betreffende verwerking op die grondslag plaatsvindt.
Een wijziging van dit privacybeleid vormt op zichzelf geen toestemming voor nieuwe verwerkingsdoeleinden.
16. Contactgegevens
Voor vragen over privacy, persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via de onderstaande gegevens.
Website: hedronenora.com
E-mail: team@hedronenora.com
Telefoon: +81 99-472-6831
Contactadres:
Anraku 178-140, Townhouse Iwakiri, Gebouw B
Shibushi-cho, Shibushi-shi
Prefectuur Kagoshima, 899-7104
Japan
Klantenservice:
Maandag tot en met vrijdag, 09:00–18:00 uur (Nederlandse tijd).
Leveringsgebied: Heel Nederland.
Wij behandelen persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke bepalingen van de AVG, de Uitvoeringswet AVG en de Nederlandse Telecommunicatiewet. Uw wettelijke privacyrechten blijven onverminderd van toepassing.